Sechster Abschnitt – Verarbeitung von elektronischen Daten in der Sozialversicherung

(1) Meldungen nach diesem Buch erfolgen, soweit nichts Abweichendes geregelt ist, durch elektronische Datenübermittlung (Datenübertragung). Bei der Datenübertragung sind Datenschutz und Datensicherheit nach dem jeweiligen Stand der Technik sicherzustellen und bei Nutzung allgemein zugänglicher Netze sind Verschlüsselungs- und Authentifizierungsverfahren zu verwenden. Beauftragt ein Meldepflichtiger einen Dritten mit der Entgeltabrechnung und der Wahrnehmung der Meldepflichten, haftet der Meldepflichtige weiterhin in vollem Umfang für die Erfüllung der Pflichten nach diesem Buch gegenüber dem jeweils zuständigen Träger der Sozialversicherung, der berufsständischen Versorgungseinrichtung oder einer gemeinsamen Einrichtung nach § 4 Absatz 2 des Tarifvertragsgesetzes.

(2) Der Spitzenverband Bund der Krankenkassen, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, die Bundesagentur für Arbeit und die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. vereinbaren in Gemeinsamen Grundsätzen den Standard für die elektronische Datenübermittlung mit der oder innerhalb der Sozialversicherung; insbesondere zur Verschlüsselung der Daten, zu den Übertragungstechniken, zur Kennzeichnung bei Weiterleitung von Meldungen durch ein Referenzdatum und zu den jeweiligen Schnittstellen sowie dem Zeitpunkt der Umstellung der einzelnen Fachverfahren auf ein XML-gestütztes Verfahren. Kommen hierbei Verfahren für die Verschlüsselung oder Signatur zum Einsatz, sind diese nach dem Stand der Technik umzusetzen. Der Stand der Technik ist den Technischen Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entnehmen. Soweit Standards vereinbart werden, von denen die landwirtschaftliche Sozialversicherung oder die berufsständische Versorgung betroffen ist, ist die Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau oder die Arbeitsgemeinschaft der berufsständischen Versorgungseinrichtungen zu beteiligen. Die Gemeinsamen Grundsätze bedürfen der Genehmigung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, das vorher das Bundesministerium für Gesundheit und, soweit die Meldeverfahren der Arbeitgeber betroffen sind, die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände anzuhören hat.

(3) Alle Datenfelder sind eindeutig zu beschreiben. Sie sind in allen Verfahren, für die die Grundsätze oder die Gemeinsamen Grundsätze nach diesem Buch und für die das Aufwendungsausgleichsgesetz gelten, verbindlich in der jeweils aktuellen Beschreibung zu verwenden. Zur Sicherung der einheitlichen Verwendung vereinbaren die in Absatz 2 Satz 1 genannten Organisationen der Sozialversicherung in den Gemeinsamen Grundsätzen nach Absatz 2 Satz 1 ein verpflichtendes XML-Basisschema, das Elemente und Elementgruppen beschreibt, die zu verwenden sind. Das Basisschema, die fachlichen XML-Schemata und die dazugehörigen fachlichen Beschreibungen werden kostenfrei auf einer zentralen Veröffentlichungsplattform, die durch den Spitzenverband Bund der Krankenkassen im Internet zur Verfügung gestellt wird, sowohl in historisierter als auch in aktueller Form zur Verfügung gestellt. Das Nähere zur Darstellung, zur Aktualisierung und zum Abrufverfahren der Daten regeln die in Absatz 2 Satz 1 genannten Organisationen der Sozialversicherung in Gemeinsamen Grundsätzen; § 28b Absatz 3 gilt entsprechend. Die Grundsätze bedürfen der Genehmigung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.

(1) Zum elektronischen Datenaustausch nach diesem Buch und zu dem Aufwendungsausgleichsgesetz, insbesondere für Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge, stellen die Sozialversicherungsträger den Arbeitgebern, Selbständigen und Beschäftigten eine allgemein zugängliche elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe zur Verfügung.

(2) Arbeitgeber und deren Beauftragte müssen sich vor der Nutzung der Ausfüllhilfe unter Nachweis ihrer Betriebs- oder Absendernummer bei der Stelle nach Absatz 6 Satz 1 registrieren.

(3) Für die Wiederverwendung erfasster Daten können registrierte Arbeitgeber und Selbständige Unternehmens-, Personal- und Meldedaten in einem Online-Datenspeicher abspeichern. Der Online-Datenspeicher hält die Daten für die Betriebsprüfung nach § 28p für einen Zeitraum von maximal fünf Jahren vor. Der Zugriff auf diese Daten ist durch Authentifizierungsprogramme abzusichern. Die Ausfüllhilfe unterstützt in Verbindung mit dem Online-Datenspeicher Verfahren der Sozialversicherung, in denen auf Grund einer Ermächtigung nach diesem Gesetzbuch Daten in elektronischer Form angefordert werden.

(4) Die Sozialversicherungsträger sind jeweils für die Erarbeitung und die inhaltlich richtige Darstellung und Verarbeitung der von ihnen zu verantwortenden Fachverfahren durch die Ausfüllhilfe und des Online-Datenspeichers zuständig. Weitere Verfahrensbeteiligte und andere Verwerter können für gesetzliche Zwecke die Ausfüllhilfe und den Online-Datenspeicher nutzen; dies ist jeweils durch eine Vereinbarung mit der Stelle nach Absatz 6 Satz 1 zu regeln, die insbesondere die anteilige Kostentragung festlegt.

(5) Das Nähere über den Aufbau, das Verfahren, die Nutzung und die unterstützten Fachverfahren sowie die Identifizierung von Selbständigen in den Verfahren regeln die Verfahrensbeteiligten in Gemeinsamen Grundsätzen, die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Gesundheit zu genehmigen sind.

(6) Zur Durchführung der Aufgaben nach den Absätzen 1 bis 4 stellt der Spitzenverband Bund der Krankenkassen eine elektronische Ausfüllhilfe bereit. Diese Ausfüllhilfe dient der Übermittlung der gesetzlich vorgegebenen Daten von den Meldepflichtigen an die unterstützten Fachverfahren. Zum Zwecke der Übermittlung dürfen die gesetzlich vorgegebenen Daten in der Ausfüllhilfe verarbeitet werden. Der Spitzenverband Bund der Krankenkassen kann die Bereitstellung der Ausfüllhilfe an eine geeignete Arbeitsgemeinschaft der gesetzlichen Krankenkassen nach § 94 Absatz 1a Satz 1 des Zehnten Buches oder nach § 219 des Fünften Buches übertragen, die die für den Betrieb der Ausfüllhilfe erforderlichen Datenverarbeitungen vom Spitzenverband Bund der Krankenkassen und den weiteren Trägern der sozialen Sicherung, die an die Ausfüllhilfe angebunden sind, räumlich, organisatorisch und personell getrennt durchführt. Die beauftragte Arbeitsgemeinschaft ist für die im Rahmen der Nutzung der Ausfüllhilfe zu verarbeitenden Daten Verantwortlicher im Sinne des Artikels 4 Nummer 7 der Verordnung (EU) 2016/679. Die beauftragte Arbeitsgemeinschaft unterliegt bei der Wahrnehmung der Aufgabe, die Ausfüllhilfe bereitzustellen, dem Sozialgeheimnis nach § 35 Absatz 1 des Ersten Buches. Die Nutzer der Ausfüllhilfe können in angemessenem Umfang an den Kosten der Datenübermittlung beteiligt werden.

(1) Meldepflichtige haben Meldungen und Beitragsnachweise durch Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder systemgeprüften elektronischen Ausfüllhilfen zu erstatten. Dies gilt auch für Anträge und Bescheinigungen, soweit dies nach diesem Gesetzbuch oder dem Aufwendungsausgleichsgesetz geregelt ist. Die Daten der Datei nach § 98a sind dabei zu verwenden.

(2) Eine Systemprüfung ist für Programme und elektronische Ausfüllhilfen, die für den Datenaustausch zwischen Meldepflichtigen und den Sozialversicherungsträgern und weiteren annehmenden Stellen nach Absatz 1 eingesetzt werden, durchzuführen. Die Systemprüfung umfasst die Beratung sowie die fachliche und technische Prüfung der Anwendungssoftware für die Erfassung, Prüfung, Verwaltung, Berechnung und Verarbeitung sowie Übermittlung, Annahme oder den Abruf der erforderlichen Daten. Entgeltabrechnungsprogramme haben die Berechnungen und die Erzeugung von Daten sowie deren Prüfung maschinell durchzuführen; Ausfüllhilfen unterstützen die manuellen Berechnungen durch die elektronische Übermittlung und Speicherung der Daten. Ist die Anwendungssoftware auf unterschiedliche informationstechnische Systeme verteilt, ist sicherzustellen, dass sie als geschlossene Software-Anwendung anhand einer eindeutig identifizierbaren Version in der jeweils gültigen Fassung gekennzeichnet ist.

(3) Kein Bestandteil der Systemprüfung sind die zur informationstechnischen Infrastruktur eines Meldepflichtigen gehörende Hardware, die Betriebssysteme sowie die interne Kommunikationssoftware.

(4) Die Systemprüfung wird durch den Spitzenverband Bund der Krankenkassen mit Beteiligung der Träger der Rentenversicherung, der Träger der Unfallversicherung und der Bundesagentur für Arbeit im Auftrag aller Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger und der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen e. V. durchgeführt.

(5) Die Absätze 1 bis 4 gelten entsprechend für die Systemprüfung von Anwendungsprogrammen oder Anwendungsprogrammteilen, die für die Annahme, Verarbeitung und Weiterleitung von Beitragsnachweisen, Meldungen, Anträgen, Bescheinigungen und Abrufen der Meldepflichtigen oder der von ihnen beauftragten Stellen sowie für die Erstellung, Abgabe und Übermittlung von Meldungen, Bescheinigungen und elektronischen Anforderungen an die Meldepflichtigen oder der von ihnen beauftragten Stellen durch die Einzugsstellen zur Durchführung der Melde- und Beitrags-, Antrags- und Bescheinigungsverfahren nach diesem Buch und dem Aufwendungsausgleichsgesetz eingesetzt werden. Die Systemprüfung umfasst auch die Programme der von den Einzugsstellen für die Annahme und Weiterleitung der in Satz 1 genannten Daten errichteten Annahmestellen nach § 97 Absatz 1.

(1) Haben Sozialversicherungsträger zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe nach diesem Gesetzbuch Daten an einen Sozialversicherungsträger, das Bundesamt für Soziale Sicherung als Träger des Gesundheitsfonds oder eine Aufsichtsbehörde zu übermitteln, soll dies durch Datenübertragung geschehen; § 95 gilt.

(1) Zur Bündelung der Datenübermittlung vom Arbeitgeber an die Sozialversicherungsträger, zwischen Sozialversicherungsträgern und mit anderen öffentlichen Stellen nach diesem Gesetzbuch und dem Aufwendungsausgleichsgesetz sowie des zugehörigen Rückmeldeverfahrens betreiben die gesetzliche Krankenversicherung und die Datenstelle der Rentenversicherung jeweils einen Kommunikationsserver. Die in § 97 Absatz 1 Satz 3 genannten Stellen können Aufgaben nach § 97 Absatz 3 bis 5 ihrer Annahmestelle auf einen Kommunikationsserver übertragen. Eingehende Meldungen der Arbeitgeber sind unverzüglich an die zuständige Annahmestelle weiterzuleiten. Der technische Eingang der Meldung ist zu quittieren.

(2) Der Meldepflichtige hat Meldungen der Sozialversicherungsträger oder anderer öffentlicher Stellen nach diesem Gesetzbuch mindestens einmal wöchentlich von den Kommunikationsservern elektronisch abzurufen, zu speichern und zu nutzen. Der verwertbare Empfang ist durch den Meldepflichtigen zu quittieren. Mit der Annahme der Quittung durch den Kommunikationsserver gelten die Meldungen als dem Meldepflichtigen zugegangen. 42 Tage nach Eingang der Quittung sind diese Meldungen durch den Sozialversicherungsträger oder die andere öffentliche Stelle zu löschen. Erfolgt keine Quittierung, werden Meldungen 42 Tage nach der Bereitstellung zum Abruf gelöscht. Satz 1 gilt nicht für Arbeitgeber, die Meldungen nach § 28a Absatz 6a und 7 abgeben. Diese erhalten die Meldungen von den Sozialversicherungsträgern in schriftlicher Form übermittelt. Das Nähere zum Abrufverfahren wird in Gemeinsamen Grundsätzen entsprechend § 28b Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 geregelt.

(2) Abweichend von Absatz 1 kann ein Sozialversicherungsträger oder eine gemeinsame Einrichtung im Sinne des § 4 Absatz 2 des Tarifvertragsgesetzes durch schriftliche Vereinbarung einen anderen Sozialversicherungsträger oder eine gemeinsame Einrichtung im Sinne des § 4 Absatz 2 des Tarifvertragsgesetzes mit dem Betrieb der Annahmestelle beauftragen.

(3) Die erstannehmende Annahmestelle hat nach der Entschlüsselung der Daten und der technischen Prüfung die technisch fehlerfreien Daten innerhalb eines Arbeitstages an den Adressaten der Datenübermittlung weiterzuleiten. Die meldende Stelle erhält mit der Weiterleitung eine Weiterleitungsbestätigung; die Meldungen gelten damit als dem Adressaten zugegangen.

(4) Technisch fehlerhafte Meldungen sind innerhalb eines Arbeitstages mit einer Fehlermeldung durch Datenübertragung zurückzuweisen. Zur Verbesserung der Qualität der Meldungen richten die Krankenkassen ein Qualitätsmanagement ein, das zur Beseitigung festgestellter technischer Mängel in der Software der meldenden Krankenkasse oder der Annahmestelle in einer Frist von 30 Tagen verpflichtet. Rückweisungen seitens der Meldepflichtigen sind nur durch die jeweils aktuell gültigen Kernprüfprogramme zulässig, die in der Abrechnungssoftware installiert sind. Das Nähere zum Verfahren regeln Grundsätze des Spitzenverbandes Bund der Krankenkassen. Die Grundsätze bedürfen der Genehmigung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Gesundheit; die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände ist vorher anzuhören.

(5) Die Annahmestelle darf die Meldungen unter Beachtung der Datensicherheit und Datenvollständigkeit in ein anderes technisches Format umwandeln, wenn dies für die weitere Verarbeitung der Meldungen beim Adressaten der Daten notwendig oder wirtschaftlicher ist. Die Meldungen sind ohne inhaltliche Veränderungen in verschlüsselter Form oder über eine gesicherte Leitung an den Adressaten weiterzuleiten. Der Adressat der Meldungen hat diese elektronisch anzunehmen und zu verarbeiten.

(6) Durch die Annahmestelle werden die Meldepflichtigen elektronisch über das Vorliegen einer an sie adressierten Meldung informiert.

Die Einzugsstellen nehmen, soweit durch dieses Gesetzbuch nichts anderes bestimmt ist, die für die gesetzliche Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung zu übermittelnden Daten von der erstannehmenden Annahmestelle entgegen. Dies gilt auch für die Daten nach § 196 Absatz 2 Satz 3 des Sechsten Buches. Die Einzugsstellen haben dafür zu sorgen, dass die Meldungen rechtzeitig erstattet werden, die erforderlichen Daten vollständig und richtig enthalten sind und innerhalb von drei Arbeitstagen an die Adressaten der Meldeinhalte weitergeleitet werden. Die Einzugsstellen können die Weiterleitung der Daten an andere Sozialversicherungsträger oder andere öffentliche Stellen an eine Annahmestelle übertragen.

(1) Der Spitzenverband Bund der Krankenkassen führt eine automatisierte Datei, die den an den Meldeverfahren beteiligten Meldepflichtigen die notwendigen Stammdaten der Träger der sozialen Sicherung für die Durchführung der Meldeverfahren zum automatisierten Abruf zur Verfügung stellt. Die Daten sind jeweils tagesaktuell sowie in ihrer Historie für die letzten sechs Jahre darzustellen.

(2) Der Spitzenverband Bund der Krankenkassen, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, die Bundesagentur für Arbeit, die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. und die Arbeitsgemeinschaft der berufsständischen Versorgungseinrichtungen e. V. sowie die gemeinsamen Einrichtungen im Sinne des § 4 Absatz 2 des Tarifvertragsgesetzes bestimmen das Nähere zum Inhalt, Aufbau, zur Aktualisierung der Datei und zu dem Verfahren für den Zugriff auf die Daten durch Dritte in Gemeinsamen Grundsätzen. Die Gemeinsamen Grundsätze sind vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales zu genehmigen; die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände ist vorher anzuhören.

(1) Hat ein Unternehmer nach § 165 Absatz 1 Satz 1 des Siebten Buches für das Kalenderjahr, in dem Beitragspflicht bestand, einen Lohnnachweis zu erstellen, hat er diesen bis zum 16. Februar des Folgejahres durch elektronische Datenübertragung an den zuständigen Unfallversicherungsträger zu übermitteln. Die Übermittlung hat aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe nach § 95b Absatz 1 Satz 1 zu erfolgen. Die Sätze 1 und 2 gelten nicht für Unternehmer, deren Beiträge für ihre Beschäftigten auf der Basis von Einwohnerzahlen nach § 185 Absatz 4 Satz 1 des Siebten Buches erhoben werden, sowie für private Haushalte nach § 129 Absatz 1 Nummer 2 des Siebten Buches.

(2) Der Unternehmer übermittelt die Meldungen nach Absatz 1 an die Annahmestelle der Unfallversicherungsträger. Übermittelt ein Unternehmer Meldungen für mehrere meldende Stellen oder gesondert für verschiedene Gruppen von Versicherten, hat er diese Meldungen jeweils gesondert als Teillohnnachweis zu erstatten.

(3) Sind Korrekturen der gemeldeten Daten notwendig, hat der Unternehmer die fehlerhafte Meldung unverzüglich zu stornieren und die Meldung erneut zu erstatten. Werden fehlerhafte Meldungen zurückgewiesen, sind unverzüglich berichtigte Meldungen erneut zu erstatten.

(4) Abweichend von Absatz 3 ist eine Meldung nach Absatz 1 bei Insolvenz, Einstellung oder Überweisung des Unternehmens, bei Unternehmerwechsel, bei der Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse oder anderen Sachverhalten, die zu einem Wegfall der die Abrechnung durchführenden Stelle führen, mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen, abzugeben. Das Nähere regeln die Gemeinsamen Grundsätze nach § 103.

(2) Absatz 1 gilt für die Erstellung von Teillohnnachweisen nach § 99 Absatz 2 entsprechend.

(3) Das Nähere zum Verfahren, zu den Datensätzen und zu weiteren zu übermittelnden Angaben, insbesondere der zu verwendenden Schlüsselzahlen, regeln die Gemeinsamen Grundsätze nach § 103.

(1) Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. errichtet eine Stammdatendatei, in der der zuständige Unfallversicherungsträger, die Unternehmernummer nach § 136a des Siebten Buches, die anzuwendenden Gefahrtarifstellen, die dazugehörigen Betriebsnummern der die Abrechnung durchführenden Stellen und gegebenenfalls weitere erforderliche Identifikationsmerkmale gespeichert sind.

(2) Die Unfallversicherungsträger melden alle notwendigen Daten zur Errichtung einer Stammdatendatei an die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V., Änderungen der Daten sind unverzüglich zu melden. Die Unfallversicherungsträger dürfen die zur Erledigung ihrer gesetzlichen Aufgaben notwendigen Daten aus der Stammdatendatei abrufen, speichern, verändern und nutzen.

(3) Die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Datenstelle der Rentenversicherung und die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See dürfen zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben nach diesem Buch die Daten der Stammdatendatei abrufen, speichern, verändern und nutzen.

(4) Die Unternehmer haben zur Durchführung der Meldungen nach § 28a Absatz 2a und § 99 einen automatisierten Abgleich mit den Daten der Stammdatendatei durchzuführen.

(5) Das Nähere zum Aufbau und zum Abrufverfahren, insbesondere zu den Datensätzen, wird in den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 103 geregelt.

(1) Für die Annahme, Prüfung und Weiterleitung der Meldung nach § 99 gilt für die Annahmestelle der Unfallversicherungsträger § 97 Absatz 3 bis 5 entsprechend. Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. erstellt Kernprüfprogramme zur Sicherung der Qualität der Meldungen im elektronischen Lohnnachweisverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung; die Erfüllung der Aufgaben der Kernprüfprogramme ist Bestandteil der Systemprüfung von Entgeltprogrammen für Arbeitgeber.

(2) Die Annahmestelle leitet die Meldung nach § 99 an die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. innerhalb eines Arbeitstages weiter. Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. prüft diese Meldungen gegen ihre Informationen im Stammdatendienst und leitet fehlerfreie Meldungen an den zuständigen Unfallversicherungsträger innerhalb eines Arbeitstages weiter. § 97 Absatz 3 gilt entsprechend.

(3) Das Nähere zum Verfahren regeln die Gemeinsamen Grundsätze nach § 103.

Die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. und der Spitzenverband Bund der Krankenkassen bestimmen in Gemeinsamen Grundsätzen bundeseinheitlich das Nähere zu den Verfahren nach den §§ 99, 100, 101 und 102. Die Grundsätze bedürfen der Genehmigung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, das vorher die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände anzuhören hat.